Nederlands leraar

‘Filers’: Kent U ze? Die altijd honderd procent georganiseerde types? Nooit rommel of chaos op hun bureau, en alles perfect opgeruimd. Een beetje saai misschien, en soms ook behoorlijk irritant, maar wel reuze efficient. Want wat is het toppunt van doelmatigheid? Toch zeker: een clean desk.
‘Pilers’: mensen die hun bureau altijd vol hebben liggen met paperassen, wat niet betekent dat ze lui zijn of slordig. Al dat papier fungeert als een fysieke landkaart (praktische projectie) van wat zich in hun hoofd afspeelt; van ‘een soort tijdelijke opstelling van ideeen en input die ze nog niet kunnen categoriseren, of waarvan ze nog niet weten hoe ze die zullen gebruiken’. Ben je daar eenmaal wél mee klaar, en heeft het papier zijn functie vervuld, dan is het af en gaat het desbetreffende papier de prullebak in, af is af, dus verder, wég ermee!

Een opgeruimd bureau is helemaal geen must om goed te werken. Integendeel zelfs, zo blijkt uit Nederlands onderzoek waarover The Daily Mail bericht. Zo zou een rommelig bureau werknemers net creatiever maken.

Door de “chaotische omgeving” konden de proefpersonen gemakkelijker helderder denken. Visuele rommel zou werknemers helpen om beter te focussen. “Rommel brengt probleemoplossende mechanismen op gang”, vertelt onderzoeker Jia Liu van de Universiteit van Groningen in Nederland. Als je baas je dus aanmaant om je bureau op te ruimen, kan je trouwens altijd verwijzen naar de grote geesten zoals Albert Einstein en Roald Dahl, die erom bekend stonden altijd een propvol bureau te hebben. (Daily Mail, 26-01-2012)

‘Filers’: mensen die alles wat ze aan informatie binnenkrijgen meteen dwangmatig opbergen, in precies het juiste dossier, in precies de juiste map. Met veel contra-productieve gevolgen. Zoals tijdverspilling, doordat ze zo veel energie hebben gestopt in de opbouw van hun prachtige bewaarsysteem, en ze veel meer dingen archiveren dan nodig is. En zoals verlies van informatie, doordat hun archief zo groot en ingewikkeld is, dat ze er zelf de weg niet meer in terugvinden.
‘Pilers’ hebben daar geen last van. En ondanks de schijn van het tegendeel gaan ook zij heel systematisch te werk. Want al die briefjes, scheursels, kopieen, faxen, prints, notities, knipsels en Post-it-blaadjes liggen daar niet willekeurig en chaotisch door elkaar heen, maar zijn strategisch gerangschikt. Met middenin een ‘hot area’ vol zaken waar de piler op dat moment het meest mee bezig is; met daaromheen een ‘warme’ zone van minder urgente zaken; en aan de buitenrand een ‘koud’ gebied met dingen die eigenlijk wel in de prullenbak kunnen.
De bottom line: pilers vinden sneller dan filers de dingen die ze nodig hebben, en zij houden beter zicht op hun eigen taken en op de voortgang die ze daarin maken.
(Flip Vuijsje uit: Economie & Management, 2003).

Zelf ben ik meer Filer dan Piler, hoewel het vaak een mix is. Door de weeks heb ik het te druk om alles te Filen, dus in het chaos op mijn bureau. Op de Zondagmorgen ga ik dan filen.
Maar ik herken duidelijk de voordelen van de Piler, die ik ook ben. Ik categoriseer wel het pilen, dus ik gooi alle facturen in een bakje facturen en alle boeken op een stapel in de kast. Op Zondag ga ik mijn boekhouding doen en alles filen. Categoriseren, soort bij soort stoppen. Meestal in mappen, papieren, krantenknipsels, kaarten, foto’s en kopieën die ik wil bewaren omdat ik denk ze nog eens nodig te kunnen hebben. Wat minder vaak het geval is dan ik denk, met als onverbiddelijk gevolg een voortdurende uitbreiding van de hoeveelheid papieren. Het filen is dus eigenlijk meer een soort pilen geworden. Ik categoriseer wel veel, maar doe er vervolgens te weinig mee. Een paar keer per jaar is het dan nodig om de hoeveelheid gefilde, gecategoriseerde informatie en papieren eens door te nemen en weg te gooien wat ik niet meer nodig vind om nog te filen. Dat blijkt altijd weer meer te zijn dan ik aanvankelijk bij het filen had gedacht. Dus via een omweg ben ik dus eerst aan het filen en dan aan het pilen. Het komt erop neer dat ik beter meer kan pilen en daarna weggooien, in plaats van het te filen en daarna nogmaals te filen.

Ik moet meer pilen dan filen.

In het weekblad ‘The economist’ stond een mooi artikel; ‘In Praise of Clutter’ (Leve de warboel), dat van de moderne mythologie van het schone bureau niets heel laat.

Het komt erop neer dat pilers sneller dan filers de dingen vinden die ze nodig hebben, en zij houden beter zicht op hun eigen taken en op de voortgang die ze daarin maken.